The manager’s casebook

指導者:張蕙娟  分享者:何恭仲  出版社:Michael Joseph  作者:Elwyn Thomas, Mike Woods  出版年份:1992

本期的品牌好書所要分享的是有關於組織內部個人、團體及組織結構,對組織成員行為所產生的影響,並應用這些知識來提高組織效能,而多數的觀點是從經理人或管理者的角度去分析在職場可能會碰到的種種情況並討論其最佳解決的方法。本書的故事背景是以一間成立於1970年中期的Vulcan電腦公司為書中的主軸,讓讀者成為Vulcan公司的一份子,進而了解內部管理團隊種種的優缺點,看他們是如何在困境中將團隊及組織解救出來,得以持續運作。書中每一篇個案都是獨立的研究:評估資訊、檢視選項、探索解決,就如同工作上的情況一般,讓我們從閱讀中練習各種應對技巧,不論是管理者還是基層員工都是相當重要的。這也是我閱讀後希望和大家分享的重點。

 

一個細胞是由許多分子所組成,就像是一間企業是有許多員工所組成相同,組織裡面最基本的單位是個人,書中第一章即是以個人對於組織企業的影響來做為開頭。當一個人踏入新的工作環境,對公司的同仁還都很陌生時,該如何與同仁之間相處融洽並適應整個工作環境是件首要之務。如果與同事之間相處不來,自身的心情頓時會受到影響,進而影響到對工作的效率,嚴重可能導致無法適應而辭去。那麼該如何與同事之間能有良好的互動呢?書中提到當一個剛進職場的新人,在與同事相處時,自己該先區隔出什麼是是可以讓所有公司同仁知道的,什麼事事只能跟親密的同仁分享而什麼事是屬於就算是信任的同事也是不能說的。舉例來說,個人的興趣、嗜好(例如:喜歡研究汽車)就是可以分享給所有同人知道的事情。這些事情說出來不會傷害到自己或是同事之間的情誼,反而在談論到這些興趣或嗜好時會聯想到你/妳,增加正面的印象。

 

自己的個人優勢、劣勢在哪裡你/妳知道嗎?或許這就是繼續留在公司並向上晉升的關鍵。此章一篇個案提到企業內部資深主管可能會碰到的情況,即上層聘進一位極力看好的年輕人,年輕人的優勢就在於有衝進、有幹勁,對於任何事物都躍躍欲試,更不用說在自己專長領域的部分,必定充分展現其企圖心。然而,這對於原本在公司內部具較資深、資歷較久的成員來說,這無非是對於自己的職位或是工作造成威脅。書中提到解決問題的方法可以透過分析自己的優勢、劣勢、機會和威脅,也就是一般常見的SWOT ( Strengths、Weaknesses、Opportunities、threats) 分析;優勢、劣勢是分析自我內在、自己的特色為何,而機會、威脅是分析外在,公司內部的情形。書中並進一步探討自以未來進步的方向,例如:我現在在公司處在的位置?(一般職員、低階管理者、中高階管理等等。)我未來在公司要到達的位置在?以及我該如何才能達成這個目標?(該具備何種條件等)。藉由深入的分析,了解到自己的優勢與劣勢之後,對自己會比以往來的更有信心面對挑戰。

 

溝通是人與人彼此之間相處的重要橋樑,無論在家庭與父母、兄弟姊妹的溝通或是在學校與同學們的交流,甚至是在工作上同事之間、與客戶之間,溝通,都是不可缺少的。如果企業內部各部門沒有好好溝通,最後可能導致大家都做白工的結果;與客戶之間沒有好好溝通,可能案子沒接到,公司虧一大筆錢。因此,書中第二章就以良好的溝通為主題,藉由高階經理人在面對底下各部門管理者之間的情形、管理者面對下屬、客戶之間的互動來探討溝通的重要性。此章中的一篇個案提到如何跟客戶溝通,也就是協商的技巧。協商是一種讓雙方漸漸妥協的一種方式,同時確保雙方至少事達到彼此最小的要求,最好的協商步驟是預先評估對方的狀況再以此為基礎與客戶交涉。古人云知己知彼,才能百戰百勝,我們要跟對方談,也得要知道對方真正想要什麼、能付得出多少,或是我們捨去一些蠅頭小利但是對於對方事有極大價值的條件,那麼,這就會是一個好的溝通,就是成功的協商。

 

當我在電視新聞或是報章雜誌上看到某某公司的總經理、董事長的決策為公司帶來穩定且持續成長的營收時,都會很好奇說,這些企業的領導者到底有什麼特質或魅力可以帶領一間大公司躍上國際、讓上千成百的員工一心一意的為公司及老闆工作?或許是跟領導人的個性,愛冒險、能言善道、信任部屬吧, 在書中的第三章就以領導能力來介紹關於組織內領導人應該具有的特質。裡面其中一篇個案舉出,領導人需要操心的事情太多,應該要對於自己部門的屬下有所了解,並適時、適人的給予他人工作,所謂的適時,就是要評估自己手上事情的輕重緩急。所謂適時,譬如說手上同時有一份刻不容緩的案子與一份例行性的資料分析,這時就該將選擇將次要的工作釋出給底下的部屬;而所謂的適人,就是領導人平常要對自己部門或視團隊中的成員有所了解,知道每個人的個性、特質及能力等,在有需要把工作指派下去時,知道誰適任哪種工作。不過我想領導者要將工作委派出去也是要承擔很多的風險及責任的,這或許也是領導人的特質之一吧。

 

接下來書中介紹的是團隊,組織內部結構是由一位高階主管帶領各部門的主管組合而成,例如行銷部門的主管、財務部門的主管、人資部門的主管、生產部門的主管等等,這些主管和高階管理者的組合為組織的重要團隊,這些主管再帶領各部門成員所組成的團隊。那麼一個高階管理者需要的最佳的團隊該是怎樣的組合呢?各主管的個性都該會是怎麼樣呢?書中區分出五種不同的型態組合成的團隊是最佳的。1. 探索型(Exploring skills):這類型的人是提供團隊想法和維繫團隊的人、2. 組織型 (Organizing skills) :這類型的人比較像是協調者或是規劃者、3. 品管型(Monitor skills):這類的人是要監督及評估團隊的績效等等、4. 管理型(Controlling skills):要讓事情確實的完成時就需要管理型的人才,帶頭、引導去完成計畫,最後是5. 支援型(Support skills):這類型的人主要在於激勵團隊、協助溝通等等。就我目前的經驗來看是相當認同這五種類型的人能組成最佳的團隊,如果少了一種類型的人,這個團隊就感覺變得不平衡,無法將事情處理得面面俱到。

 

最後,我想介紹書中的最後一章節,改變,不僅僅是工作的改變,還有心境上的改變。我們在進入一個新的環境或是決策結果,我們都會需要調適自己的心情去面對,不管是好的還是壞的,因為這些都是會影響自己的因素。書中提到一個人在經歷改變的過程 (the process of change)時會發生的種種情形,這種改變的過程會是呈現出一條開口向上的曲線。個案中的例子是當人們一開時接收到一個重大訊息關於工作職位改變,起初的反應會是震驚的,畢竟關乎自己未來的工作、未來的生計,也因此改變的起初會是難以接受的,而這種抗拒及負面的因素,也會影響到工作上的績效與幹勁,如果在尚未接受前的沮喪、抗拒的時間越長,對於工作的影響也就相對越大。所以在這種情況下,有的人會選擇逃避、離開這個新的環境或是工作;相反的,那些撐過改變這段負面情緒期間的人,他們接受了改變,於是乎他們就會開始檢視改變過後的情況會是如何,並且延伸到相關的議題上(譬如說,接受這個改變會起初會造成經濟環境的影響,就必須先做好避險等)。在此之後,由於接受了改變,心情也經過調適,對於工作的態度又會變的比較正面。這邊提到的改變的過程不僅僅能用在工作上職位的調度後心境上的影響,我認為在面對任何的改變,也同樣適用這套理論。

 

總結

總的來說,雖然這本書的書名是管理者的個案書,但是裡面的內容也有不少是除了管理者之外的人可以吸取的經驗或是方法,就算是剛進社會的畢業新鮮人,或是初入公司的新手職員也是可以從這本書裡面學到不少東西。所以享受這本書中的故事,藉由融入Vulcan公司內部進而了解管理者和高階管理團隊的一切,讓自己就像是裡面描述的角色去讀這本書吧!這也是我覺得這本書讓人吸引閱讀的地方,也是值得我分享給大家的重點。